仕事での『メール処理』を劇的に効率UPさせる考え方

仕事でメール処理は意外と時間が掛かるものですよね、

私も仕事でのメールは、一日３０件以上、TEL連絡も３０件以上

それだけで結構な作業量です。

真面目に取り組めば１時間以上はメール処理に費やします。

仕事はメールだけではないので、極力短時間でメール処理をしたものですよね。

そこで、いくつかのテクニックと考え方で、

劇的に時間短縮が可能になりますので、ご参考にしていただければと思います。

メール処理のテクニック

・まずは流し見で簡単に内容を把握する

・午前中はメール処理をしない

・一件のメールにかける時間は1分までと決める

メールがドサっと溜まっていると、頭からひとつひとつ処理したくなります。

ですがそこは一旦手を止めて、まずは全体把握をします。

・急ぎのメールはないか？

・重要な内容のものはないか？

・クレームにつながる案件ではないか？

メールで連絡が来る場合、大抵の内容は緊急性は低いです。

急ぎの用事や重要な内容であれば、直接TELなどで連絡が入ります。

メールよりは、緊急性の高いTEL用件などを優先的に処理しましょう。

ちなみに私に届いた本日のメールは、

・健康診断のお知らせ

・責任者からの経営概況報告

・コロナウィル発生時の対応方法

・イベントの集客報告

・お客様からの質問メール

・凛義承認のお知らせ

・協力店からの作業終了報告

大まかにこんな感じです。

このなかで重要な案件は「お客様からの質問メール」と「凛義承認のお知らせ」

これくらいでしょうか？

その他のメールは、連絡事項だけですので目を通すのは後でOKです。

さらに言えば、連絡事項メールもザッと目を通すだけですぐに削除します。

「お客様対応」は、なるべく早く対応した方が安心感を与えられますので、

内容が調べないと分からない場合でも、まずは返信しておきます。

「凛義承認」は、その後の行動に移す内容がありますので、細かく内容を把握しておきます。

つまりは【その後の仕事にどのように影響するかどうか？】で判断します。

■作業する時間帯はいつが適切か？

頭がクリアの午前中は、メール処理にあてるにはもったいないです。

アウトプットをメインの仕事に切り替えましょう。

メール処理をするのであれば、午後の時間帯。

それも頭を使わず惰性で仕事ができる時間を選び、気持ちも作業も省エネ状態で、

サクサクこなしましょう。

■一件のメール対応は1分までと決める

長いメールはそれだけでストレスです。

メールはただの連絡手段で、仕事の本文ではありません。

送る方も、送られる方も「用件」と「内容」をできるだけ分かりやすく簡潔に行うことが肝心です。

私の場合、こんなメールはサッと目を通して即ゴミ箱行きです。

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○○様

お疲れ様です。

すみません、昨日、お話ししていたーー様の件ですが、コールセンター経由で私に相談が入っています。申し訳ないですが、基本的に、引渡し時のお話しが多い為、処理担当をますさんへ変更させて頂きます。何か相談等ありましたら、連絡もらえればと思います。なお、現在の受付内容を別添でまとめましたので対応をお願いいたします。

また、先日お願いしておりました検討事項の進捗はいかがでしょうか？合わせて連絡お願いたします。

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３行以上で改行がない場合は、読むのも辛くなってきます。

用件は何？どうして欲しいの？結論は？

返信するにも時間がかかりそうです。

マネージャークラスの業務となれば、通常メールも半端ないです。

一件のメールにかける時間は３０秒とも言われています。

簡潔に内容を伝えたのであればこんな点を注意して作成した方が良いです。

・結論を先に書く

・箇条書きにする

・３行以上は改行を使う

・ひとつのメールにはひとつの内容までにする