小忙しい現場監督にとって、事務作業についやす時間も生産性をさげる要因になってしまいます。
効率化を目指すならば事務作業スキルを身につけるのも必要そうですね。
私の経験をもとに、やって良かったスキルをご紹介したいと思います。
ブラインドタッチ
私の場合、１日３０件以上のメールを処理する必要があります。これに加え常に携帯も鳴っていますので、できるだけ効率よくメール処理したいとなります。
ブラインドタッチを習得することで文書を打つスピードも上がり、処理速度もおのずと上がります。最初のうちはタイピングソフトでゆっくりと確実に練習していきます。
空き時間でポチポチ、仕事帰りにポチポチ、ゲーム感覚で練習すればそれほどストレスもありません。
人にもよりますが、１ヶ月も練習すれば基礎は身につきます。
私の場合こちらのソフトで結構早目に習得できました。
|
【送料無料】キーボード入力練習 タイピングソフト【インストール不要】
|
 |
予測変換 PC辞書登録
ビジネス文書メールを作成するうえで、定型文の入力も結構な時間を費やします。
「よろしくお願い致します」「ご査収の程、お願い申し上げます」
「お世話になっております」「ありがとうございます」
PCの単語登録を使えば、かなりの短縮が可能です。
『よ』変換 → 『よろしくお願い致します』
『あ』変換 → 『ありがとうございます』
Macでの言語登録方法はこちら
ツールバーの言語バーをクリック
ユーザー辞書を登録
名刺管理アプリ「wantedly people」
名刺の管理も結構めんどうですよね、iPhone/iPad のみになりますが、
「wantedly people」アプリを使うと簡単に管理できます。カメラで読み取るだけで自動的に保存してくれます。溜まった名刺もサクサク保存できます。
↓ダウンロードはこちら↓
まとめ
事務処理も業務のウエイトをしめますので、できるだけ時間をかけずに簡単に済ませて、
次のタスクに移りたいですよね、私も色々試しながら合ったものを使用しています。
その他にも、写真の管理や書類の管理方法などもっと効率化できる業務もありそうですね、
良さそうなソフトがあればまた紹介したいと思います。
